De nombreuses entreprises sont sur le point de mettre en place leur comité social et économique (CSE) afin de se conformer à l’obligation issue de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 qui impose cette nouvelle instance dans toutes les entreprises d’au moins 11 salariés.

Les règles de mise en place du CSE ont déjà largement été détaillées, mais les étapes que l’employeur et le CSE sont tenus de respecter pour organiser le fonctionnement de l’instance sont toutes aussi importantes, d’autant qu’elles auront vocation à s’appliquer tout au long du mandat.

Or, dans l’hypothèse où aucun accord d’entreprise n’a été conclu avant les élections ou n’a pu être conclu à l’occasion de la mise en place du premier CSE préalablement à l’accord préélectoral, de nombreuses modalités de fonctionnement du CSE restent encore à déterminer une fois celui-ci élu, en particulier dans les entreprises d’au moins 50 salariés pour lesquels le CSE reprend l’essentiel des missions qui étaient dévolues aux anciennes institutions représentatives du personnel élues.

La première démarche qui incombe à l’employeur : l’organisation de la première réunion du CSE

Dès les représentants au CSE élus, l’employeur doit convoquer la nouvelle instance en vue d’une première réunion.

En l’absence de secrétaire désigné, l’employeur fixe unilatéralement l’ordre du jour (limité au strict minimum), et l’adresse aux nouveaux élus titulaires et suppléants. Rappelons que, selon les règles de droit commun, seuls les titulaires ou les suppléants en remplacement d’un titulaire absent participeront à cette première réunion qui est l’occasion de fixer certaines modalités de fonctionnement de la nouvelle instance et d’assurer la transition avec l’ancien Comité d’entreprise(CE).

L’ordre du jour porte ainsi en premier lieu sur la mise en place du bureau du CSE (désignation du secrétaire, du trésorier et de leurs adjoints ou suppléants éventuellement) et sur l’élaboration d’un projet de règlement intérieur fixant les modalités de fonctionnement du CSE.

Doivent également être présentés lors de cette première réunion, le compte rendu de gestion et d’approbation des comptes de l’ancien CE et les conditions d’affectation des biens des anciennes instances.

Lors de la première réunion, le CSE se voit également présenter une documentation économique et financière qui portera notamment sur la forme juridique de l’entreprise et son organisation, les perspectives économiques de l’entreprise, le cas échéant, la position de l’entreprise au sein du groupe ou la répartition du capital entre les actionnaires détenant plus de 10% du capital.
Le CSE doit se doter d’un règlement intérieur du CSE

A l’instar du CE, le règlement intérieur du CSE doit déterminer les modalités de fonctionnement de l’instance et ses rapports avec les salariés de l’entreprise.

La détermination du contenu du règlement intérieur appartient aux membres de l’instance après échange en séance avec le président.

Le règlement permet de fixer, ou de rappeler si le vote est déjà intervenu à l’occasion de la première réunion, les modes de désignation et les attributions respectives du secrétaire, du trésorier et le cas échéant, de leurs adjoints, sans oublier la désignation des représentants du comité au conseil d’administration ou au conseil de surveillance de la société et à l’assemblée générale des actionnaires lorsque l’entreprise est soumise à cette règlementation.

Au titre des règles relatives aux modalités de fonctionnement de l’instance, le règlement pourra prévoir l’organisation des réunions du CSE, et plus particulièrement les modalités de convocations aux réunions, d’établissement des ordres du jour et des procès-verbaux de réunions. Dans ce cadre, il est recommandé de préciser les conditions d’information de la direction du remplacement des titulaires absents.

Un autre point important à faire figurer dans le règlement intérieur concerne les modalités de délibération du CSE. Pour une plus grande souplesse, il peut ainsi être prévu que le comité délibère valablement, à la majorité des titulaires quel que soit le nombre de membres titulaires présents en réunion.

Enfin, il convient de relever que les règles concernant les budgets prévisionnels et l’approbation des comptes de l’instance n’ont pas été modifiées par l’ordonnance, et les obligations comptables appliquées jusqu’alors par le CE pourront être reprises.

Le contenu du règlement intérieur du CSE peut donc être adapté aux besoins de chaque instance, sous réserve de ne pas imposer à l’employeur, sans son accord, des obligations qui iraient au-delà des prescriptions légales.

A cet égard, s’il estime que les dispositions du règlement intérieur ne respectent pas ce cadre légal, l’employeur peut saisir tribunal de grande instance compétent pour faire constater l’annulation des dispositions concernées.

Il est donc essentiel pour les entreprises de vérifier qu’il n’existe pas de confusion entre champ du règlement intérieur et celui de l’accord à intervenir entre la Direction et les organisations syndicales ou à défaut le CSE portant sur des objets très proches. Ces autres accords peuvent en effet compléter certaines modalités de fonctionnement et ainsi adapter l’organisation de l’instance au besoin de représentation des salariés. Ces deux normes doivent être, le cas échéant conclues distinctement, dès lors qu’elles ne répondent pas aux mêmes conditions de négociation et de révision.

L’aménagement du fonctionnement du CSE complémentaire par accord d’entreprise ou par accord avec le CSE

L’ordonnance du 22 septembre 2017 renforce la négociation collective, y compris sur le fonctionnement du CSE et permet de fixer certaines modalités complémentaires par accord d’entreprise en présence d’un délégué syndical et à défaut par accord avec la majorité des membres titulaires du CSE.

Ainsi, dans les entreprises où la création d’une commission santé, sécurité et conditions de travail n’est pas obligatoire (entreprise de moins de 300 salariés notamment), les modalités d’exercice et de fonctionnement d’une telle commission, et des autres commissions facultatives le cas échéant, peuvent être fixées par un accord d’entreprise ou, en l’absence de délégué syndical, par un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité des membres titulaires élus de la délégation du personnel du comité.

Cet accord peut prévoir des heures de délégation pour les membres des commissions, les moyens qui leur sont alloués ou les modalités de leur formation.

Un accord d’entreprise, ou à défaut un accord avec le CSE permet également d’adapter l’organisation de l’instance en fixant le nombre de réunions du CSE sans qu’il puisse être inférieur à six (à défaut le CSE se réunit une fois tous les deux mois dans les entreprises employant entre 50 et moins de 300 salariés et tous les mois pour les entreprises de plus de 300 salariés), la possibilité de prévoir plus de trois réunions par visioconférence ou le contenu de la base de données économiques et sociales.

En définitive, la nouvelle instance ne sera en mesure d’exercer pleinement ses prérogatives qu’une fois ses modalités de fonctionnement clairement établies par un règlement intérieur et, le cas échéant, par un accord d’entreprise ou un accord avec le CSE. Ces chantiers doivent donc être préparés et abordés rapidement après les élections.

Maïté Ollivier, avocat, droit social

Améla Ardanuy, juriste, droit social

Après les élections, le fonctionnement du CSE reste souvent à organiser – Article paru dans Les Echos Business le 26 novembre 2018