Les contrôles sur place de l’URSSAF doivent être précédés de l’envoi d’un avis de contrôle. Il s’agit d’une formalité substantielle destinée à assurer le respect du principe du contradictoire, dont l’omission est sanctionnée par la nullité des redressements notifiés. La Cour de cassation exerce sur ce point un contrôle strict. Focus sur un document primordial du contrôle URSSAF.

Pour quelles opérations l’avis de contrôle est-il obligatoire ?

Tout contrôle sur place, c’est-à-dire réalisé dans les locaux du cotisant, doit être précédé de l’envoi d’un avis de contrôle, à l’exception toutefois des contrôles effectués dans le but de rechercher des infractions de travail dissimulé. Ces contrôles peuvent être inopinés pour des raisons évidentes d’efficacité.

Forme et mentions obligatoires de l’avis de contrôle

L’avis de contrôle doit être adressé par l’URSSAF au cotisant par tout moyen permettant de rapporter la preuve de sa date de réception. Il s’agira le plus souvent d’une lettre recommandée avec avis de réception.

La charge de la preuve de l’envoi de l’avis de contrôle pèse sur l’URSSAF.

L’avis doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, dont l’absence est sanctionnée par la nullité des redressements notifiés.

Il doit rappeler l’existence de la « Charte du cotisant contrôlé », l’adresse électronique où ce document est consultable et indiquer qu’il sera adressé au cotisant sur sa demande.

Il doit mentionner que l’employeur a le droit, pendant les opérations de contrôle, de se faire assister du conseil de son choix.

Enfin, l’avis de contrôle doit informer le cotisant de la date de la première visite de l’inspecteur URSSAF, afin de lui permettre d’organiser sa défense et d’être, s’il l’estime utile, assisté de son conseil.

Cette dernière règle est appréciée de manière particulièrement stricte par la Cour de cassation, puisqu’elle a jugé que toute modification de la date de la première visite ne peut se faire qu’avec l’accord de l’employeur et doit donner lieu à une information rectificative de la part de l’URSSAF, faute de quoi la procédure est viciée et les redressements notifiés par la suite doivent être annulés.
En revanche, la Cour estime qu’aucune disposition n’impose à l’URSSAF de respecter un délai minimum entre l’envoi de l’avis de contrôle et le début des opérations de contrôle.

Outre ces mentions obligatoires, dont l’absence entraîne l’annulation des redressements, l’avis de contrôle liste également les documents que l’entreprise doit tenir à la disposition de l’inspecteur et précise la période qui sera contrôlée.

Le destinataire de l’avis de contrôle

Selon l’article R.243-59 du Code de la sécurité sociale, l’avis de contrôle doit être adressé par l’URSSAF « à l’employeur ».

Le respect de cette règle dans les entreprises à établissements multiples a soulevé des difficultés. Certaines cours d’appel considéraient en effet que lorsque le contrôle portait sur plusieurs établissements, un avis devait être adressé à chaque établissement. D’autres estimaient au contraire que l’envoi d’un seul avis suffisait.

La Cour de cassation a fait droit à cette deuxième analyse dans un arrêt rendu le 6 novembre 2014. Elle a jugé que l’avis de contrôle ne devait être envoyé qu’à l’employeur tenu aux obligations de paiement des cotisations sur lesquelles allait porter le contrôle, et validé les redressements notifiés par l’URSSAF après envoi d’un avis de contrôle au seul siège de la société, dont tous les établissements avaient pourtant été contrôlés.

Il nous semble toutefois que dans une telle hypothèse, pour que le principe du contradictoire soit respecté, l’avis de contrôle doit mentionner la liste des établissements qui vont être contrôlés. Tel était d’ailleurs le cas dans l’affaire ayant donné lieu à l’arrêt du 6 novembre 2014, puisque l’avis précisait que tous les établissements de la société étaient visés par le contrôle.

Un second arrêt de la Cour de cassation rendu le 2 avril 2015 apporte une précision nouvelle quant au destinataire de l’avis de contrôle, dans une situation un peu particulière.

Il vise la situation d’entreprises distinctes dont la paie est centralisée en un même lieu pour tous leurs salariés, et qui ont pu, de ce fait, conclure avec l’ACOSS une convention de versement en un lieu unique (dite « VLU »). Ce dispositif (qui s’adresse plus fréquemment aux sociétés à établissements multiples) permet à ces entreprises, bien que relevant territorialement d’URSSAF distinctes, de centraliser auprès d’une seule et même URSSAF le versement de leurs cotisations.

La Cour de cassation a jugé, dans l’arrêt précité, que préalablement au contrôle des entreprises entrant dans un tel dispositif de VLU, l’URSSAF devait adresser un avis de contrôle à chacune des sociétés concernées par le contrôle, sous peine d’annulation de l’ensemble des opérations de contrôle. Elle ne peut se contenter d’adresser un seul avis à la société qui centralise la gestion de la paie.

En effet, chacune des entreprises entrant dans le périmètre de la convention de VLU dispose de sa propre personnalité juridique, et la désignation, par la convention de VLU, d’une URSSAF unique pour le versement des cotisations n’a pas pour effet de priver les sociétés des garanties prévues en cas de contrôle.

Le non-respect par les URSSAF des règles précitées entraîne l’annulation de l’ensemble des redressements notifiés dans le cadre du contrôle. Il est donc important, lors de la vérification de la régularité de la procédure de contrôle, d’analyser dans le détail l’étape de l’envoi de l’avis de contrôle.

Sandra Petit, avocat, spécialisée en matière de conseil et de contentieux pour des entreprises françaises et étrangères.

Cécile Derouin, avocat en droit social.

*Contrôle URSSAF : focus sur l’avis de contrôle* – Article paru dans Les Echos Business le 27 juillet 2015