Depuis la loi n° 2014-288 du 5 mars 2014, chaque salarié, quelle que soit la taille de l’entreprise dans laquelle il travaille, doit bénéficier d’un entretien professionnel tous les deux ans et d’un état des lieux récapitulatif de son parcours professionnel tous les six ans. Cette dernière obligation s’applique le 7 mars 2020 pour les salariés ayant au moins six ans d’ancienneté à cette date.

Focus sur les obligations de l’employeur en matière d’organisation des entretiens professionnels et les sanctions attachées à ses manquements.

Quel est l’objet de l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel bisannuel est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi (C. trav., art. L.6315-1, I).

Il comporte également des informations relatives à la validation des acquis de l’expérience, à l’activation par le salarié de son compte personnel de formation (CPF), aux abondements de ce compte que l’employeur est susceptible de financer et au conseil en évolution professionnelle.

Cet entretien permet d’identifier les besoins d’accompagnement et/ou de formation du salarié et de l’impliquer dans la construction et la gestion de son parcours. A ce titre, il se distingue de l’entretien annuel d’évaluation qui, lorsque l’employeur décide de l’organiser, permet de faire le bilan de l’année écoulée, de fixer les objectifs professionnels pour l’année à venir et les moyens pour y parvenir.

Néanmoins, en pratique, il est possible de réaliser l’entretien professionnel à la suite d’un entretien d’évaluation en veillant à bien les distinguer et à en faire un compte-rendu sur deux supports distincts.

Tous les six ans, l’entretien professionnel est également l’occasion de faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié, permettant de vérifier que celui-ci a bénéficié de l’ensemble des entretiens professionnels bisannuels et des mesures suivantes :

• • suivi d’au moins une action de formation ;

• • acquisition des éléments de certification (diplôme, titre professionnel ou certificat de qualification professionnelle par la formation ou par une validation des acquis de son expérience (VAE) ;

• • bénéfice d’une progression salariale ou professionnelle.

Comment informer le salarié du bénéfice de l’entretien professionnel ?

Le Code du travail impose à l’employeur d’informer son salarié, à l’occasion de son embauche, qu’il bénéficie tous les deux ans d’un entretien professionnel. Cette information peut figurer dans une clause dans le contrat de travail, dans un courrier ou dans une note de service.

En pratique, le salarié sera également informé de l’entretien professionnel par la convocation fixant le lieu, la date et l’heure de cet entretien.

Quand a lieu l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel a lieu tous les deux ans à partir de la date d’entrée dans l’entreprise puis de la date du précédent entretien. Il semble donc que l’entretien doit être organisé à la date anniversaire du contrat et non dans l’année qui suit, ce qui ne sera pas sans poser des problèmes pratiques dans les entreprises dont les effectifs sont importants.

L’entretien professionnel peut être anticipé, lorsqu’il est organisé dans le cadre d’une reprise de poste après une suspension du contrat de travail (congé de maternité, congé parental d’éducation, congé de proche aidant, congé d’adoption, congé sabbatique, période de mobilité volontaire sécurisée, période d’activité à temps partiel, arrêt longue maladie, mandat syndical).

Il doit alors être proposé au salarié qui peut refuser la tenue de cet entretien par anticipation. Notons à cet égard que l’entretien professionnel s’est substitué aux entretiens qui devaient auparavant être organisés après de telles absences.

Depuis le 1^er janvier 2019, la périodicité de l’entretien professionnel bisannuel peut être aménagée par accord collectif.

Tous les six ans, cet entretien fait le bilan du parcours professionnel du salarié.

La loi du 5 mars 2014 étant entrée en vigueur le 7 mars 2014, les employeurs ont en principe organisé depuis cette date, des entretiens bisannuels pour les salariés qui remplissaient les conditions d’ancienneté requises en 2016 et en 2018. Ils doivent prévoir la tenue de l’entretien de bilan le 7 mars 2020 pour les salariés présents depuis au moins six ans à cette date.

L’entretien professionnel est-il obligatoire ?

S’agissant de l’employeur comme du salarié, la tenue de l’entretien professionnel s’impose. Il appartient à l’employeur de convoquer les salariés à l’entretien qui a lieu pendant le temps de travail et dans les locaux de l’entreprise. Ce temps passé en entretien est assimilé à du temps de travail effectif. Le salarié ne peut donc refuser de s’y rendre, sans commettre une faute.

Comment formaliser l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est formalisé dans un document écrit dont une copie est remise au salarié.

Le comité social et économique doit-il être informé ?

Pour les entreprises d’au moins 50 salariés, dans le cadre de la consultation sur la politique sociale de l’entreprise, en l’absence d’accord organisant le contenu de la consultation, l’employeur doit transmettre chaque année via la base de données économiques et sociales, au comité social et économique les informations sur la mise en œuvre des entretiens professionnels et l’état des lieux récapitulatif qui se tient tous les six ans (C. trav., art. L.2312-26).

Quelles sont les sanctions en cas de non-tenue des entretiens professionnels ?

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, en cas de non-respect de ses obligations en matière d’entretiens professionnels, l’employeur est tenu d’abonder le CPF de ses salariés.

Les conditions de cet abondement ont été modifiées par la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018.

Jusqu’au 31 décembre 2018, l’employeur devait abonder le CPF de son salarié, dans le cas où ce dernier n’avait pas, au cours des six années, bénéficié des entretiens professionnels et d’au moins deux mesures parmi les suivantes : une action de formation, l’acquisition d’un élément de certification ou d’une progression salariale ou professionnelle (C. trav., art. L.6315-1, II).

Depuis le 1^er janvier 2019, il est prévu que lorsque, au cours des six dernières années, le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus et d’au moins une formation non obligatoire, son compte personnel est abondé.

A cet égard, il convient de préciser qu’une formation non obligatoire est :

• • une formation qui ne conditionne pas l’exercice d’une activité ou d’une fonction, en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et règlementaires ;

• • une formation qui ne s’inscrit pas dans le cadre de l’obligation d’adaptation au poste de travail ou qui n’est pas liée à l’évolution ou au maintien dans l’emploi ;

• • une formation qui peut être dispensée par un organisme de formation ou par l’entreprise elle-même. Dans ce dernier cas, il faut veiller à définir le programme de formation, convoquer le salarié à cette formation interne, lui faire signer une feuille d’émargement et lui remettre un support pédagogique ainsi qu’une fiche d’évaluation de la formation.

Pour permettre aux entreprises de s’adapter à cette nouvelle règle, le législateur a prévu une période transitoire durant laquelle les employeurs peuvent échapper à la sanction s’ils justifient, jusqu’au 31 décembre 2020, avoir effectué les entretiens professionnels aux dates prévues (c’est-à-dire, les entretiens bisannuels et de bilan) et avoir fait bénéficié le salarié d’au moins deux des trois mesures d’évolution précitées conformément au dispositif en vigueur jusqu’au 31 décembre 2018 (ord. n° 2019-861 du 21 août 2019, art. 7).

S’il ne satisfait pas à ses obligations, l’employeur doit :

• • inscrire un abondement de 3 000 euros sur le CPF de son salarié ;

• • adresser à la Caisse des dépôts et de consignation les informations nécessaires à l’abondement, notamment le nom du salarié bénéficiaire ainsi que les données permettant son identification ;

• • verser la somme de 3 000 euros à la Caisse des dépôts et de consignation qui alimente l’abondement dès sa réception.

S’il ne s’exécute pas spontanément et en cas de contrôle par les agents de contrôle de l’inspection du travail, les inspecteurs de la formation professionnelle ou leurs agents, l’employeur peut être mis en demeure de procéder au versement. A défaut, il sera redevable au Trésor public d’une somme de 6 000 euros à titre de sanction.

En outre, quelle que soit la taille de l’entreprise, l’absence d’entretien professionnel peut être constitutive d’une faute pour l’employeur dans le cadre de l’exécution d’un contrat de travail. Un salarié pourrait dans le cadre d’une action contentieuse, réclamer non seulement l’abondement de 3 000 euros s’il n’a pas été versé mais également, le cas échéant, des dommages et intérêts.

Ces obligations s’ajoutent à celles de l’employeur en matière de formation obligatoire des salariés. Les employeurs doivent donc être vigilants s’agissant de l’organisation des entretiens professionnels, ce d’autant plus que, depuis le 21 novembre 2019, les salariés peuvent accéder et gérer leur compte personnel de formation en se connectant sur moncompteformation.gouv.fr ou en téléchargeant l’application mobile « Mon compte formation ».

Ces outils permettent aux salariés de connaître le montant total en euros de leur crédit de formation, les formations éligibles au CPF et, le cas échéant, de s’y inscrire.

Entretiens professionnels : les sanctions financières pesant sur l’employeur en l’absence de mise en conformité au 7 mars 2020