Très attendu, le décret relatif à la composition et au fonctionnement de la nouvelle délégation unique du personnel (DUP) a été publié au journal officiel du 24 mars 2016. Depuis le 25 mars 2016, les entreprises dont l’effectif est compris entre 50 et 300 salariés peuvent donc mettre en place cette nouvelle institution unique de représentation du personnel réunissant les délégués du personnel, le comité d’entreprise et le CHSCT.

Rappel : qu’est-ce que la nouvelle DUP ?

La loi relative au dialogue social du 17 août 2015 (dite «Rebsamen») a profondément et opportunément renouvelé le dispositif préexistant de la DUP en :

• faisant passer de 200 à 300 salariés le seuil en deçà duquel la mise en place de ce dispositif est possible ;
• incluant le CHSCT à cette institution unique qui ne concernait initialement que les délégués du personnel et le comité d’entreprise.

Cette DUP exerce l’ensemble des attributions légales des délégués du personnel, du comité d’entreprise et du CHSCT au cours de réunions ordinaires organisées tous les 2 mois.

Les entreprises ne pouvaient toutefois, jusqu’à peu, mettre en place ce nouveau dispositif en l’absence des dispositions réglementaires devant fixer des points majeurs : nombre d’élus, heures de délégation, organisation des expertises communes… Le décret n°2016-3345 du 23 mars 2016 est venu compléter le dispositif légal par les articles R. 2326-1 et suivants, permettant depuis le 25 mars 2016 l’organisation d’élections professionnelles visant à mettre en place les DUP «nouvelle génération».

Premier enseignement du décret du 23 mars 2016, le nombre de membres élus au sein de cette institution unique

Il est fixé par référence à l’effectif de l’entreprise (ou, selon les cas, de l’établissement) :

• de 50 à 74 salariés : 4 titulaires et 4 suppléants;
• de 75 à 99 salariés : 5 titulaires et 5 suppléants;
• de 100 à 124 salariés : 6 titulaires et 6 suppléants;
• de 125 à 149 salariés : 7 titulaires et 7 suppléants;
• de 150 à 174 salariés : 8 titulaires et 8 suppléants;
• de 175 à 199 salariés : 9 titulaires et 9 suppléants;
• de 200 à 249 salariés : 11 titulaires et 11 suppléants;
• de 250 à 299 salariés : 12 titulaires et 12 suppléants.

Il est possible d’augmenter le nombre d’élus de la nouvelle DUP par le biais d’un accord conclu avec les organisations syndicales invitées à négocier le protocole préélectoral.

L’on constate que le nombre d’élus retenu par le décret est inférieur au nombre total d’élus présents tant dans les entreprises disposant d’une «ancienne DUP» et d’un CHSCT (2 élus en moins), que dans les entreprises ayant mis en place des institutions séparées (entre 4 et 6 élus en moins selon les seuils).

Le décret précise également qu’un secrétaire et un secrétaire adjoint sont élus par les membres de la DUP parmi les titulaires. Leurs fonctions recouvrent toutes les activités de la DUP (c’est-à-dire les attributions légales du comité d’entreprise et du CHSCT).

Les heures de délégation des nouveaux membres de la DUP sont également déterminées

Le décret du 23 mars 2016 encadre le nombre d’heures octroyées aux élus titulaires de la nouvelle DUP pour exercer leurs fonctions :

• de 50 à 74 salariés : 18 heures par mois et par membre ;
• de 75 à 99 salariés : 19 heures ;
• de 100 à 299 salariés : 21 heures.

Ce crédit d’heures, qui est applicable «sauf circonstances exceptionnelles» pouvant justifier un dépassement, peut être augmenté par le biais d’un accord de branche ou d’entreprise.

Le décret fournit également des précisions sur deux «nouveautés» issues de la loi du 17 août 2015 en matière d’heures de délégation :

• la possibilité pour les élus d’«annualiser» les heures : celles-ci peuvent ainsi être utilisées cumulativement dans la limite de douze mois, sous réserve de ne pas conduire un élu à disposer dans un même mois de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie. Le décret prévoit que l’élu qui souhaite faire usage de cette possibilité et utiliser une ou plusieurs heures de délégation au-delà de son crédit mensuel « normal » doit en informer l’employeur au plus tard huit jours avant la date prévue pour cette utilisation. Il ne précise toutefois pas les modalités d’appréciation de la limite de douze mois (délai glissant, année civile…) ;
• la possibilité de «mutualiser» les heures entre les élus titulaires et suppléants : les titulaires peuvent répartir chaque mois leur crédit d’heures avec les élus suppléants. Là encore, une information de l’employeur quant au nombre d’heures réparties au titre de chaque mois est nécessaire au plus tard huit jours avant la date prévue pour leur utilisation. Cette information, qui doit être écrite, précise l’identité des élus concernés et le nombre d’heures mutualisées entre eux.

Ces deux possibilités, qui offrent une certaine flexibilité aux membres de la DUP, ne manqueront pas de générer un travail de suivi supplémentaire aux services RH.

Le recours à l’expertise est encadré

L’expertise décidée par la nouvelle DUP est «commune» dès lors qu’elle porte à la fois sur des sujets relevant des attributions du comité d’entreprise et du CHSCT. Cela implique que l’expert désigné par la DUP :

• réponde aux mêmes exigences que l’expert-comptable du comité d’entreprise et que l’expert agréé du CHSCT ;
• établisse un rapport unique qui sera remis au plus tard quinze jours avant l’expiration du délai dans lequel la DUP est réputée avoir été consultée.

Le décret du 23 mars 2016 a également pris le soin de rappeler que l’employeur ne pouvait s’opposer à l’entrée des experts désignés par la DUP dans l’établissement, qu’il devait leur fournir les informations nécessaires à l’exercice de leur mission et que les experts étaient tenus aux obligations de secret et de discrétion prévues respectivement aux articles L. 2325-42 et L. 4614-9 du Code du travail.

S’agissant de la prise en charge des frais d’expertise, il se contente de renvoyer aux «règles propres à l’expertise» du comité d’entreprise et du CHSCT, ce qui n’est pas sans soulever un certain nombre de questions notamment dans le cas d’un recours à une expertise «libre» du comité d’entreprise (rémunérée par cette institution) dans le cadre d’un projet donnant lieu à une expertise de droit du CHSCT (prise en charge par l’employeur). Il conviendra donc de s’assurer que, nonobstant l’établissement d’un rapport «commun» aux deux institutions, l’expert établit un devis au sein duquel sont distingués et chiffrés les deux aspects de sa mission afin que les coûts afférents soient justement impactés.

Emilie Bourguignon, avocat en droit social.

La nouvelle DUP est enfin applicable ! – Article paru dans Les Echos Business le 4 avril 2016