Un groupe de travail de l’Autorité des marchés financiers (AMF) a produit en juillet 2018 un rapport formulant sept propositions visant à renforcer la transparence et l’effectivité du vote en assemblée générale. L’AMF a décidé le 5 octobre 2018 de reprendre à son compte ces propositions en les intégrant, sous une numérotation différente, à sa recommandation n°2012-05 relative aux assemblées générales d’actionnaires.

Si certaines de ces recommandations s’adressent aux Pouvoirs publics, invitant les Ministères concernés à procéder aux modifications législatives et réglementaires préconisées par le groupe de travail, plusieurs d’entre elles s’appliquent directement et dès à présent aux sociétés cotées et, parfois également, non cotées.

Les deux premières propositions ont trait à la prise en compte des votes en assemblée générale de sociétés cotées comme non cotées. Elles consistent à rappeler à ces sociétés, d’une part, qu’elles ne peuvent rejeter une procuration de vote pour la seule raison que la mention du domicile du mandataire ne serait pas renseignée par le mandant (recommandation AMF n°2.6.D) et, d’autre part, sans préjudice de leur droit de recommander l’utilisation du formulaire de vote de leur choix, qu’elles doivent prendre en compte tout vote exprimé via un document ou formulaire de vote répondant aux exigences légales et réglementaires. Le recours au formulaire de vote standardisé conçu par l’ANSA et le CFONB demeure toutefois recommandé par l’AMF pour les émetteurs cotés, en ce qu’il est compatible avec les systèmes de lecture optique d’ores et déjà adoptés par nombre de ces sociétés (recommandation AMF n°2.7).

La troisième proposition (recommandation AMF n°2.14) entend prévenir tout usage opportuniste du rapport d’huissier intervenant, le cas échéant, en assemblée générale. Il est ainsi recommandé aux actionnaires et sociétés, cotées ou non, qui recourent aux services d’un huissier de justice dans le cadre de leurs assemblées d’exiger que celui-ci précise, dans le rapport qu’il est amené à produire, l’étendue et les limites de sa mission.

La quatrième proposition (recommandation AMF n°2.8) vise, de façon pratique, à permettre aux mandataires d’exécuter plus facilement les instructions reçues de leurs mandants. A cette fin, l’AMF recommande aux émetteurs cotés sur un marché réglementé qui utilisent des boîtiers électroniques de vote de remettre lors de l’assemblée générale, aux mandataires qui en font la demande, plusieurs boîtiers de vote. L’AMF ne précise pas le nombre approprié de boîtiers à remettre, évoquant simplement à cet égard la mise à disposition d’un nombre « raisonnable » de boîtiers.

Enfin, la cinquième proposition (recommandation AMF n°2.11) est relative aux frais dissuadant les actionnaires de voter ou de s’inscrire au nominatif. Est ainsi recommandé aux sociétés dont des actionnaires détiennent des titres au porteur d’indiquer clairement à ces actionnaires, par exemple dans la convocation à l’assemblée générale, qu’une carte d’admission, le plus souvent gratuite, leur suffit pour participer physiquement à l’assemblée et qu’il n’est utile de demander une attestation de participation, susceptible de leur être facturée, que dans les cas exceptionnels où ils auraient perdu ou n’auraient pas reçu à temps cette carte d’admission. Par ailleurs, l’AMF recommande aux émetteurs cotés, et aux teneurs de comptes-conservateurs, de ne facturer aucun frais lié à l’inscription au nominatif des titres au porteur attribués par l’émetteur aux actionnaires déjà détenteurs de titres nominatifs qui en auraient fait la demande à l’occasion d’une augmentation de capital ou de tout autre opération sur titre.

Pour l’avenir, l’AMF invite les représentants des professionnels, sociétés et actionnaires concernés à élaborer un guide méthodologique de traitement des votes en assemblée générale identifiant, notamment, les pratiques permettant de résoudre les difficultés opérationnelles rencontrées avant, pendant et après la tenue de ces assemblées (recommandation AMF n°2.16). Ce guide ne devrait toutefois être finalisé que pour les assemblées générales de 2020.

François Gilbert, Docteur en droit et avocat de CMS Francis Lefebvre Avocats

Les recommandations AMF applicables aux assemblées générales 2019 – Analyse juridique parue dans le magazine Option Finance le 11 mars 2019