La loi 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle introduit dans le Code du travail un nouvel entretien : l’entretien professionnel, lequel est source d’obligations et d’interrogations nouvelles pour les entreprises.

La loi du 5 mars 2014 réécrit l’article L. 6315-1 du Code du travail et substitue à l’entretien d’étape professionnel, qui n’était jamais entré en vigueur, l’entretien professionnel.

Petit dernier d’une série, l’entretien professionnel se substitue également à différents entretiens de reprise d’activité (congé maternité, etc.) et à l’entretien de seconde partie de carrière. Il devra également s’articuler, le cas échéant, avec les entretiens mis en place au niveau de certaines branches professionnelles. Tour d’horizon d’un dispositif applicable depuis le 7 mars 2014.

A quelle fréquence doit-il être organisé ?

Les salariés bénéficient d’un entretien professionnel :

• tous les deux ans ;
• lors de leur reprise d’activité à l’issue de certaines périodes de suspension du contrat de travail (congé de maternité ou d’adoption, congé parental d’éducation, congé sabbatique, etc.).

La loi est muette sur le point de savoir si l’entretien de «reprise d’activité» s’ajoute ou, le cas échéant, se substitue aux entretiens biennaux en fonction du calendrier des entretiens.

• Lire également sur le même sujet : L’entretien professionnel obligatoire, rappel des principales règles

Quel objectif ?

Cet entretien est consacré aux «perspectives d’évolution professionnelle» du salarié, «notamment en termes de qualifications et d’emploi».

A noter qu’il est expressément interdit de faire porter l’entretien sur l’évaluation du travail du salarié. Cet entretien est donc distinct de l’entretien annuel d’évaluation dont il ne saurait constituer une simple partie.

Tous les six ans, l’entretien doit établir un état des lieux, la loi imposant au salarié et à son employeur de répondre aux questions suivantes :

(i) le salarié a-t-il bénéficié de tous les entretiens professionnels prévus par la loi ?
(ii) le salarié a-t-il suivi au moins une action de formation ?
(iii) le salarié a-t-il acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de l’expérience ?
(iv) le salarié a-t-il bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle ?

Quelles sanctions encourues ?

Le Code du travail ne prévoit qu’une sanction de principe, sans en préciser le quantum, pour les entreprises dont l’effectif est supérieur à 50 salariés lorsqu’à l’issue du bilan des six ans, il apparaît que :

• le salarié n’a pas bénéficié de l’ensemble des entretiens ;
• le salarié n’a pas bénéficié d’au moins deux des trois actions évoquées ci-dessus (questions ii à iv).

L’ANI prévoyait pour sa part un abondement au compte personnel de formation du salarié concerné.

Enfin, et ce pour l’ensemble des entreprises, ces entretiens constitueront un élément d’appréciation du respect par l’employeur de son obligation d’adaptation du salarié à son poste de travail, qui pourrait s’avérer clef en cas de contentieux (cf. article de Rodolphe Olivier «La nécessité pour l’employeur d’assurer la formation des salariés»).

Qui doit préparer / mener l’entretien ?

La préparation de l’entretien nécessite, à notre sens, une collaboration entre le supérieur hiérarchique du salarié, lequel connaît son poste et ses perspectives d’évolution, et un représentant des ressources humaines, lequel connaît les dispositifs de formation existants et la politique de l’entreprise.

L’entretien peut ensuite être mené par l’un ou l’autre, sauf à ce que la société fasse le choix d’un tiers, prestataire spécialisé dans l’accompagnement en matière de formation.

A quel moment tenir les entretiens ?

La loi semble opter pour une organisation personnalisée des entretiens en fonction de la date d’embauche du salarié concerné.

Néanmoins, dans un souci pratique, l’entreprise pourrait envisager de regrouper l’ensemble des entretiens à la même période et, de préférence, suffisamment en amont de l’élaboration du plan de formation afin de pouvoir en prendre en compte les résultats.

Comment appliquer ces dispositions aux salariés en poste ?

Si cette question ne pose pas de difficultés pour les salariés embauchés postérieurement au 7 mars 2014, la loi reste silencieuse sur les modalités et le délai d’application de ces dispositions aux salariés actuellement en poste. L’Administration n’apporte pas de précision sur ce point.

A notre sens, et sauf dispositions conventionnelles ou précisions administratives à venir, les entretiens pourraient se tenir aux échéances d’ancienneté biennales en fonction des échéances propres à chaque salarié et non pour l’ensemble des salariés présents à la même date, quelle que soit leur ancienneté. Ainsi, un salarié ayant 5 ans d’ancienneté au 31 mars 2014 bénéficiera d’un entretien avant le 31 mars 2015.

Cette hypothèse permettrait d’adopter le même rythme pour les salariés en poste et les salariés nouvellement embauchés ainsi que d’échelonner la mise en œuvre de ces dispositions.

L’entreprise doit-elle informer les salariés ?

Le Code du travail prévoit l’obligation pour l’entreprise d’informer les salariés dès leur embauche du bénéfice de cet entretien.

Dès lors, il est nécessaire de formaliser la remise de cette information, laquelle peut prendre la forme d’une modification du livret d’accueil, d’une mention dans le contrat de travail ou d’une information écrite remise en mains propres contre décharge.

Se pose également la question de l’information des salariés actuellement en poste.

Cette information n’est pas prévue par la loi mais nous semble importante. Elle peut, à notre sens, prendre la forme d’une information collective par affichage ou d’une note d’information jointe au bulletin de paie.

Pour les salariés dont le contrat est suspendu, un courrier peut également être envisagé afin de les informer de l’entretien dont ils bénéficieront à leur retour.

Doit-on formaliser la tenue de l’entretien ?

Compte-tenu des potentielles sanctions ou conséquences de l’absence d’entretien, il est important que l’employeur invite par écrit le salarié afin de pouvoir, le cas échéant, constater son refus d’y participer.

Par ailleurs, la loi prévoit que l’entretien donne lieu à la rédaction d’un compte-rendu dont une copie est remise au salarié. Afin de réduire le risque de contestations ultérieures, il est vivement conseillé de rédiger ce document immédiatement à l’issue de l’entretien et de le cosigner avec le salarié.

Vincent Delage, avocat associé en droit social.

Laure Soyer, avocat en droit social.

Article paru dans Les Echos Business du 28 juillet 2014