Les atouts du vote électronique sont multiples : simplification de l’organisation du scrutin, limitation des risques d’erreurs et de fraude lors du dépouillement, augmentation du taux de participation avec la possibilité de voter à distance pendant plusieurs jours, inscription du processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement, etc. L’employeur doit cependant faire preuve de la plus grande vigilance en cas de recours à ce mode de scrutin.

La mise en place du système de vote électronique peut être assurée par l’entreprise elle-même. En pratique, compte tenu des exigences techniques posées par la règlementation pour préserver le secret du vote, les entreprises font le plus souvent appel à un prestataire externe spécialisé dans l’organisation du vote électronique. Même en cas de recours à un tel prestataire, l’employeur reste cependant, au plan juridique, l’unique responsable de l’organisation du vote.

Quelles sont les conditions préalables du recours au vote électronique ?

La mise en œuvre du vote électronique est tout d’abord subordonnée à la conclusion d’un accord collectif qui doit être négocié au niveau de l’entreprise ou du groupe.

Contrairement au protocole d’accord préélectoral, qui est soumis à une condition spécifique de double majorité, l’accord autorisant le recours au vote électronique, obéit aux conditions de droit commun de la négociation collective. Il doit par conséquent être signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant obtenu au moins 30% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections des titulaires au comité d’entreprise et ne pas donner lieu à l’opposition d’une ou plusieurs organisations syndicales majoritaires lors de ces mêmes élections.

Le recours à ce mode de scrutin doit également être prévu par le protocole d’accord préélectoral, qui doit expressément faire référence à l’accord portant sur le vote électronique et comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de vote retenu.

A cet égard, la Cour de cassation a précisé que la signature du protocole d’accord préélectoral devait nécessairement intervenir après l’entrée en vigueur de l’accord collectif portant sur le vote électronique, sous peine d’annulation des élections.

Néanmoins, en cas d’échec de la négociation portant sur le protocole d’accord préélectoral, la jurisprudence admet que les modalités du vote électronique autorisé par accord collectif, soient fixées par l’employeur, ou à défaut par le tribunal d’instance, dans les conditions prévues par l’accord relatif au vote électronique.

Par ailleurs, dans la mesure où le système de vote électronique implique le traitement automatisé de données à caractère personnel, l’employeur a l’obligation de déclarer préalablement ce mode de scrutin à la CNIL et d’informer les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre de l’accord, de l’accomplissement de cette formalité.

En tant que responsable de l’organisation du vote, l’employeur doit notamment veiller à garantir la confidentialité et la sécurité des données transmises dans le cadre du système de vote.

A ce titre, le Conseil d’Etat a récemment précisé que le système de vote électronique devait nécessairement faire l’objet d’une expertise indépendante préalablement à chaque scrutin recourant au vote électronique.

Ainsi, même dans l’hypothèse où le système de vote électronique n’a pas été modifié depuis sa dernière utilisation au sein de l’entreprise, il doit être soumis avant chaque scrutin à un expert chargé d’établir un rapport sur la conformité du système de vote. Cet expert ne doit, bien entendu, présenter aucun lien avec l’entreprise ou le prestataire chargé de l’organisation du vote.

L’employeur doit par ailleurs veiller à ce que le mode de transmission choisi pour procéder à l’envoi des identifiants et mots de passe à chaque électeur de l’entreprise, soit réellement sécurisé. Le Conseil d’Etat et la Cour de cassation s’accordent en effet sur le fait que l’envoi des identifiants et mots de passe requis pour procéder au vote, sur la messagerie professionnelle de chaque électeur n’est pas de nature à garantir la confidentialité des données transmises.

Lorsqu’il procède à l’envoi de ces moyens d’authentification sur la messagerie professionnelle de chaque électeur, l’employeur doit donc prendre des mesures de sécurité spécifiques permettant de s’assurer que les électeurs seront les seuls destinataires susceptibles d’en prendre connaissance (envoi d’une question personnelle dont l’électeur est le seul à connaître la réponse, envoi d’un code par sms sur le téléphone personnel de l’électeur, etc.).

Avant le déroulement du scrutin, l’employeur doit également s’assurer que les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote ont bénéficié d’une formation sur le système de vote retenu et veiller à ce qu’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales soit remise à chaque électeur.

Le respect de ces garanties fait l’objet d’un contrôle strict des juridictions en cas de contentieux. Ainsi, à titre d’exemple, il a récemment été jugé par la Cour de cassation que l’absence d’indication aux électeurs lors de l’envoi du matériel de vote, de l’heure de clôture du scrutin justifiait l’annulation des élections, alors même qu’en l’espèce cette information figurait sur le site internet dédié aux opérations de vote.

Enfin, au plan technique, la sécurisation du vote électronique nécessite que l’employeur mette en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement du système de vote et notamment de procéder à des tests de fonctionnement avant l’ouverture du vote ainsi que préalablement au dépouillement. Un dispositif de secours doit également être prévu afin de prendre le relais en cas de panne du système principal.

Selon le Conseil d’Etat, le respect de ces garanties essentielles relève de la seule responsabilité de l’employeur, même en cas de recours à un sous-traitant.

Céline Renault-Cossoul, avocat, intervient dans le conseil et la défense des entreprises en matière de droit du travail, droit de la sécurité sociale et de la protection sociale.

*Quelles sont les précautions à prendre en cas de recours au vote électronique ?* – Article paru dans Les Echos Business le 8 juin 2015