Comme annoncé dans la loi Rebsamen, le décret du 14 avril 2016 n°2016-453 apporte des précisions sur les conditions dans lesquelles les institutions représentatives du personnel peuvent être réunies en visioconférence, ainsi que les modalités de consignation des délibérations du comité d’entreprise (CE) dans le procès-verbal établi par le secrétaire et le délai de transmission de ce procès-verbal à l’employeur. Il précise enfin les conditions de recours à l’enregistrement et à la sténographie des séances du comité.

La visioconférence enfin encadrée

Avant l‘entrée en vigueur de la loi Rebsamen, le recours à la visioconférence était source d’insécurité juridique pour les entreprises : si rien ne l’interdisait, aucune disposition législative ne l’encadrait.

Dans ce contexte, la Cour de cassation était venue préciser que l’utilisation de la visioconférence n’était pas de nature à entacher d’irrégularité les décisions prises par l’instance représentative du personnel à la condition «qu’aucun des participants n’ait formulé d’observation ni manifesté un quelconque refus quant à la tenue de la réunion par visioconférence, que les questions inscrites à l’ordre du jour n’impliquaient pas un vote à bulletin secret et qu’ il n’ait pas été procédé à un tel vote» (Cass. soc., 26 oct. 2011, n°10-20.918).

Le Conseil d’Etat avait adopté, quant à lui, une interprétation plus souple, en admettant le recours à la visioconférence lors d’une réunion du comité d’entreprise durant laquelle les membres de l’instance devaient procéder à un vote à bulletin secret (CE, 9 sept. 2010, n°327250).

Désormais, la visioconférence est encadrée juridiquement.

Instances concernées

Les nouvelles dispositions s’appliquent au comité d’entreprise, au comité d’établissement, au comité central d’entreprise (CCE), au comité de groupe, au comité d’entreprise européen, au comité de la société européenne, au CHSCT, à l’instance de coordination des CHSCT et aux réunions communes des différentes institutions.

En revanche, les textes ne font pas référence à la délégation unique du personnel ni à l’instance unique.

Cet «oubli» pourrait – au moins partiellement – être corrigé prochainement, le projet de loi travail prévoyant que les réunions de la délégation unique du personnel (DUP) pourraient se dérouler en visioconférence, y compris lorsque l’ordre du jour ne comprend que des questions relevant de la compétence des délégués du personnel.

Conditions de mise en œuvre

La loi Rebsamen a subordonné le recours à la visioconférence à la conclusion d’un accord entre l’employeur et les représentants de l’instance concernée (membres élus du CE ou du CCE, membres désignés du CHSCT, etc.).

A défaut d’accord, le nombre de réunions en visioconférence est limité à trois par instance et par année civile.

Un vote en deux étapes

Lors de l’engagement des délibérations, il doit être vérifié que l’ensemble des membres a accès à un dispositif technique garantissant leur identification et leur participation effective, et assurant la transmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations (articles D. 2325-1-1 et D. 2325-1-2 du Code du travail).

En pratique, le décret prévoit que le vote se déroule en deux étapes :

• la première, préalable au vote lui-même, consiste à vérifier que les participants ont accès à des moyens techniques répondant aux caractéristiques rappelées ci-dessus (et assurant la confidentialité du vote le cas échéant : cf. ci-après) ;
• la seconde, qui concerne le vote lui-même, vise à écarter toute éventuelle influence au cours du vote. A cet effet, le vote doit avoir lieu de manière simultanée. En pratique, à compter de l’ouverture du vote, indiquée par le président de l’instance, les participants disposent d’une durée identique pour voter (article D. 2325-1-2 du Code du travail).
• Un dispositif qui doit permettre le vote à bulletin secret

Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l’identité du participant ne puisse à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote.

Dans le cadre d’un vote organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement du vote

Des suspensions de séance possibles

Concernant les suspensions de séances, le décret précise uniquement que la visioconférence «n’y fait pas obstacle».

En pratique, il appartiendra donc aux partenaires sociaux de déterminer les modalités selon lesquelles les séances peuvent être suspendues.

Le procès-verbal de réunion

Deuxième point important du décret du 14 avril 2016 : des précisions sont apportées sur les modalités d’établissement des procès-verbaux des réunions du CE.

Un délai d’établissement de 15 jours à défaut d’accord

En effet, il n’était pas rare de constater qu’un délai très important était souvent nécessaire pour la rédaction du procès-verbal et sa transmission à l’employeur.

Depuis la loi Rebsamen, le délai et les modalités d’établissement des procès-verbaux doivent être fixés dans un accord collectif, ou, en l’absence de délégué syndical, dans un accord conclu à la majorité des membres du comité d’entreprise.

En l’absence d’accord, le décret du 14 avril 2016 précise que le secrétaire dispose, pour établir et transmettre à l’employeur le procès-verbal, d’un délai de quinze jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte. Pour assurer la bonne marche de l’instance, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de quinze jours, le secrétaire devra communiquer le procès-verbal avant cette réunion.

Dans le cadre d’une consultation relative à un projet de licenciement collectif, ce délai est toutefois réduit à trois jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte, ou si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de trois jours avant cette réunion.

Lorsque l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, le délai est de un jour.

En pratique, lorsque le règlement intérieur du comité d’entreprise fixe les délais et/ou les modalités d’établissement des procès-verbaux, il conviendra d’actualiser les dispositions correspondantes.

Des précisions sur le contenu du procès-verbal

Concernant les modalités d’établissement, et à défaut d’accord, le procès-verbal doit contenir au minimum le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la réunion.

Enregistrement des débats et sténographie

Le décret du 14 avril 2016 définit les conditions dans lesquelles il peut être recouru à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité d’entreprise, (ainsi que du comité d’établissement, du comité central d’entreprise, du comité de groupe, du comité d’entreprise européenne, etc.).

Dorénavant, lorsque le comité d’entreprise décide de recourir à l’enregistrement ou à la sténographie de ses séances, l’employeur ne peut s’y opposer, sauf lorsque les délibérations portent sur des informations confidentielles et présentées comme telles par l’employeur (relevons toutefois qu’en pareilles circonstances, le décret prévoit que la personne extérieure en charge de la sténographie est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du CE).

A l’inverse, lorsque l’enregistrement et/ou la sténographie est proposé par l’employeur, le comité est libre de refuser.

Lorsque le comité d’entreprise est à l’initiative du recours à ces techniques, les frais afférents à l’enregistrement et à la sténographie devraient être imputés sur son budget de fonctionnement.

A l’inverse, lorsque ce recours intervient sur proposition de l’employeur, et sauf accord en disposant autrement, les frais afférents à l’enregistrement et à la sténographie seront pris en charge par ce dernier.

Florence Habrial, avocat en droit du travail et droit de la protection sociale

Réunions du CE : le décret est enfin paru – Article paru dans Les Echos Business le 20 avril 2016